 |
| Prosedur Check-in Hotel |
Prosedur Penanganan Tamu Check-in. Hallo semuanya, selamat datang di blog Daily Trip. Pada artikel kali ini admin akan merangkum sebuah materi dari materi-materi sebelumnnya, yaitu prosedur penanganan tamu check-in. Jadi simak materi secara menyeluruh, karenan artikel ini akan berisikan prosedur penanganan tamu check-in individu, rombongan, dan vip.
Prosedur Check In Hotel
Prosedur check in adalah tata cara atau standar prosedur yang dilakukan petugas reception dalam mengani kedatagnan tamu. Tamu yang datang di hotel ini bisa datang individu/perorangan, bisa juga datang dengan rombongannya, ataupun datang dengan status VIP. Maka dari itu, diperlukan prosedur penanganan tamu check in yang tepat dalam menyambut kedatangan tamu.
Pada umumnya, jam check in hotel adalah jam 2 pm atau jam 2 siang. Namun terkadang tamu yang sudah memesana kamar akan datang sebelum atau sesudah jam check-in hotel tersebut. Jadi reception dan pihak hotel harus sudah siap dengan kedatangn tamu tersebut kapanpun tamu itu datang. Maka dari itu, prosedur penanganan tamu check in ini sangat dibutuhkan semua yang terlibat dalam penanganan tamu check in.
Skema proses penerimaan tamu
Sebelum kalian masuk ke langkah-langkah prosedur tamu check-in, ada baiknya kalian melihat bagaimana gambaran skema proses penerimaan tamu seperti yang akan admin berikan di bawah ini.
 |
Skema proses penerimaan tamu |
Dan pada artikel ini, admin akan membahas bagainana prosedur penanganan check in tamu individu atau perorangan, rombongan, dan VIP. So, jadi simak langkah-langkah cara check in hotel tamu berikut ini.
Prosedur Penanganan Check in Tamu Individu
Prosedur penangan check in tamu individu ini bisa dibilang sebagai dasar dalam menyambut kedatangan tamu yang hendak check in. tamu individu atau perorangan ini lumrah atau lebih sering dijumpai oleh petugas reception. Penangan check in tamu perorangan ini tidaklah serumit tamu rombongan. Namun meski begitu, petugas yang bertanggung jawab dalam hal ini, tetap harus fokus dan memberikan pelayanan secara maksimal.
Saat tamu check in juga merupakan menjadi kesan awal yang dapat diperoleh. Jadi sebisa mungkin agar tamu tersebut merasa nyaman dan agar menghindari complaint dari tamu. So, untuk itu, berikut ini prosedur penangan check in tamu individu atau perorangan.
Prosedur Check In Tamu Individu
Berikut ini langkah-langkah penanganan check in tamu individu atau perorangan.
1. Bellboy atau Doorman menyambut kedatangan tamu di hotel.
Ketika tamu baru saja sampai di hotel, maka yang mendapatkan tugas pertama kali untuk menyambut tamu adalah bellboy. Bellboy akan membukan pintu kendaraan tamu dan menanyakan apakah tamu tersebut membawa barang bawaan.
Kemudian tawarkan bantuan apakah tamu tersebut ingin barang bawaannya untuk di bawakan ke kamar. Jika tamu tersebut mengiyakan, maka petugas bellboy akan memeriksa barang bawaan tamu dan mengamankannya ke tempat yang aman, atau agar tidak menggangu tamu yang lainnya.
Disaat bellboy mengurus barang bawaan tamu, bellboy akan mengarahkan tamu yang baru tiba tersebut untuk pergi ke reception atau frond desk untuk melakukan check-in atau registrasi.
Jadi langkah pertama dalam prosedur check in tamu individu seperti yang dijelaskan di atas.
2. Bellboy mengantarkan tamu ke bagian Reception untuk melakukan registrasi.
Langkah kedua dalam prosedur check in tamu individu adalah mengantarkan tamu tersebut ke reception atau front desk untuk melakukan registrasi. Pada tahap ini, tamu akan dilayani oleh receptionist untuk melakukan check in. Untuk itu, receptionist terlebih dahulu mengucapkan salam kepada tamu, menanyakan nama tamu tersebut, dan menawarkankan bantuan dengan ramah.
3. Receptionist memerikasa pemesanan kamar yang dibuat oleh tamu.
Barulah setelah prosedur check in tamu individu yang kedua tadi, maka kemudian receptionist memerikasa pemesanan kamar yang telah di buat tamu. Pada tahap ini, hal-hal yang harus ditanyakan oleh reception adalah seperti, apakah tamu tersebut sudah melakukan reservasi kamar sebelumnya. kemudian tanyakan melalui apa pemesanan kamar tersebut dilakukan, seperti perusahaan travel agent misalnya atau perusahaan lainnya.
Setelah menanyakn dua hal itu, barulah reception memeriksa pemesanan kamar tersebut, sambil mengecek informasi pememsanan kamar tersebut. Reception juga harus mengecek bagaiman metode pembayaran yang dilakukan oleh tamu tersebut.
Jika tamu tersebut tidak melakukan pembayaran melalui travel agent atau perusahaan booking kamar hotel, maka reception harus meminta cash deposit kepada tamu sebagai garansi untuk tamu tersebut selama menginap. Setelah itu, reception wajib memberikan cash reciep.
4. Receptionist memberikan formulir untuk melakukan registrasi.
Prosedur check-in tamu individu yang selanjutnya adalah pengisian formulir registrasi. Pengisian formulir registrasi atau check in ini dilakukan sebelum tamu menyerahkan cash deposit tadi.
Formulir registrasi ini berisikan informasi dari tamu tersebut, seperti nama tamu, tanggal lahir tamu, asal tamu, jumlah orang yang dibawa oleh tamu, tanggal kedatangan dan keberangkatan tamu, merode pembayaran tamu, dan lain sebagainya.
5. Receptionist memeriksa kembali formulir registrasi yang diisi oleh tamu.
Tahap selanjutnya prosedur penanganan check in tamu perorangan adalah pemeriksaan formulir registrasi. Setelah tamu selesai mengisi formulir tersebut, reception akan memerikasi kebali informasi yang ada di formulir tersebut dengan cara meminjam passport dan identitas dari tamu tersebut. Jika ada informasi yang belum lengkap, maka reception wajib untuk menanyakan dan melengkapi formulir tersebut.
6. Receptionist memberikan guest card, breakfast coupon, welcome drink coupon, dan kunci kamar ke pada tamu.
Setelah senua persyaratan usdah dilengkapi oleh tamu, maka prosedur tamu check-in perorangan yang selanjutnya adalah memberikan guest card, breakfast coupon, welcome drink coupon, dan kunci kamar ke pada tamu.
Guest sendiri merupakan kartu pengenal selama tamu tersebut menginap di hotel, sedangakan breakfast coupon dan welcome drink coupon adalah kartu yang dapat ditukarkan oleh tau dengan sarapan dan welcome drink atau minuman selamat datang.
Tidak ketinggalan, reception juga harus menyerahkan cash reciep atau bukti pembayaran deposit yang dilakukan oleh tamu.
7. Receptionist menjelaskan informasi dan fasilitas yang ada di hotel.
Setelah semua hal tersebut sudah diberikan reception kepada tamu, maka receptionist wajib untuk menjelaskan informasi mengenai fasilitas dan pelayanan yang disedian oleh hotel. Namun terlebih dahalu receptionist harus menanyakan terlebih dahulu kepada tamu, apakah dia ingin bertanya sesuatu mengenai hotel.
8. Receptionist mengucapkan salam kepada tamu.
Langkah kesekian dari penangan check in tamu perorangan adalah memberikan salam penutup kepada tamu. Ucapkan semoga tamu tersebut nyaman dan betah selama tinggal di hotel ini, dan semoga hari-hari tamu tersebut menyenangkan.
Contoh : “Alright Sir, I hope you comfortable and enjoy during stay in our hotel. If you need something, don’t to hesitate to call dial number 1 to our reception. And have a nice day”
9. Bellboy mengantarkan tamu ke kamarnya.
Kemudian langkah terakhir prosedur penanganan tamu check in individu adalah reception memanggil bellboy untuk mengantarkan tamu ke kamarnya.
Baca Juga : Prosedur Langkah-Langkah Penanganan Barang Bawaan Tamu
Prosedur Penanganan Tamu Check In Rombongan
Prosedur check in tamu rombongan tidaklah sama dengan cara menangani tamu perorangan yang hendak check-in. Hal itu desebabkan karena jumlah tamu yang akan ditangani bisa dibilang banyak atau datang dengan sebuah group. Maka dari itu diperlukan prosedur penanganan tamu check-in rombongan, guna memberikan pelayanan yang maksimal kepada para tamu, dan memudahkan proses tamu check-in tamu rombonganmenjadi lebih cepat dan efisien.
Maka berikut ini adalah prosedur penanganan tamu check-in rombongan.
- Tamu memasuki hotel dengan bus atau beberapa kendaraan disambut oleh doorman/bellboy
- Bellboy sudah mempersiapkan Trolley di depan loby. Bila perlu ada kendaraan untuk mengangkut barang
- Tambahan personnel disiapkan, kalau perlu ada tambahan tenaga supervisor, manager dan security.
- Waktu menurunkan barang sebaiknya ada security dan tour leader sebagai saksi mengenai jumlah barang yang datang.
- Tour leader ditemui dulu untuk diantar ke lobby, diajak duduk dan berbincang.
- Semua tamu rombongan di persilakan duduk di lobby, lounge atau tempat khusus tidak jauh dari lobby, untuk group check-in
- Welcome drink sudah disiapkan di tempat kedatangan tamu, jika meeting room dipakai untuk menyambut kedatangan tamu, maka welcome drink juga dikirim ke meeting room tersebut.
- Bell Captain dan bellboy mengurus barang bawaan tamu dan memasang luggage tag
- Pimpinan rombongan mengisi registration card, satu untuk satu rombongan
- Receptionist memeriksa registration card dengan teliti, biasanya disertai dengan lampiran yang diketik rapi, yang menunjukkan alokasi kamar.
- Cara penyerahan kunci kamar yang praktis adalah dengan menyerahkan semuanya ke tour leader.
- Bell Captain mengatur strategi ke bellboy untuk pendistribusian barang masing-masing tamu ke kamar masing masing.
- Tamu dipersilakan masuk kamar masing masing setelah diberitahukan nomor kamarnya dan mendapatkan kunci kamar masing-masing.
- Disisi lain, bellboy membawakan luggage atau barang bawaan tamu. Khusus yang memerlukan diantar saat itu. Jika tamu datang ke kamar terlebih dahulu maka barang bawaannyaakan dikirimkan kemudian.
- Jika tamu diantar bellboy ke kamar melalui lift, maka tamu dipersilakan masuk lift terlebih dahulu.
- Setelah sampai di lantai yang dituju, tamu dipersilakan keluar lebih dahulu baru bellboy menyusul dibelakangnya.
- Apabila jumlah tamu lebih dari empat didalam lift dan dirasa sesak untuk membawa barang tamu kedalamnya, maka bellboy mempersilakan tamu untuk berangkat dahulu ke lantai tertentu, dan bellboy akan menyusul dengan menggunakan lift yang lain.
- Sebelum memasuki kamar, pintu kamar diketuk tiga kali
- Bellboy menaruh barang di luggage rack, meletakkan kunci kamar di panel
- Seorang bellboy yang baik harus bisa menerangkan terlebih dahulu segala fasilitas yang ada di kamar termasuk beberapa pelayanan yang bisa diberikan untuk tamu selama menginap.
- Sebelum pergi, sekali lagi menjelaskan bahwa kunci ada di panel dan satu lagi di card holder amplop, ke,udian kunci diserahkan ke tamu.
- Kembali ke bellboy station, mengisi errand card dan menyerahkannya ke captain
- Receptionist mengubah status kamar dari vacant clean ke occupied, dan pesan itu harus dikirim ke semua departemen terkait, misalnya housekeeping, reservation, sales office, dan GM office. Jika hotel telah menggunakan sistem komputerisasi yang canggih, maka sudah ada informasi akan langsung tersebar ke semua departemen secara otomatis dalam detik yang sama.
- Cara lama, mungkin terjadi di beberapa hotel, semua data tamu akan dimasukkan rekening yang ditangani oleh front office cashier
Baca Juga : Teknik Penanganan Barang Bawaan Tamu Hotel
Prosedur Penanganan Check-In Tamu VIP
Dalam penanganan check-in tamu VIP ini tentu akan sedikit berbeda dari penanganan check-in tamu biasa. Pelayanan yang diberikan kepada tamu VIP ini akan lebih khusus. Maka dari itu diperlukan persiapan khusus untuk menyambut kedatangan tamu-tamu VIP.
Berikut ini adalah Prosedur Penanganan Tamu Check-in VIP
- Sebelum tamu VIP datang, guest card dan kunci kamar harus sudah dipersiapkan.
- Cocokan nama tamu VIP tersebut dengan data yang ada di reservasi.
- Di kamar pastikan welcome card dan fruint bucket harus sudah siap. Untuk bebrapa hotel, ada juga yang memberikan coklat atau minuman, beberapa amenities tambahan.
- Registrasi tamu VIP bisa dilakukan di kamar dengan memberikan ID atau passport dan KTP dan ada jaminan dari protokolnya.
- Berbagai kartu dan kupon ditempakan menjadi satu di dalam guest card. Kemudian GRO akan mengantarkan tamu ke kamar dan menyerahkan guest card tersebut.
- Bila GRO mengantarkan tamu VIP tersebut sampai ke kamat, maka GRO harus mempersilahkan tamu tersebut memasuki kamar terlebih dahulu.
- Bellboy yang membawakan barang tamu VIP tersebut, akan meletakannya pada luggage rack dengan rapi.
- Setelah memasuki kamar, GRO akan meletakan key card tersebut pada power panel untuk menyalakan listrik di kamar tersebut, dan kemudian GRO menjelaskan fasilitas di kamar tersebut kepada tamu VIP.
- GRO mempersilahkan tamu VIP untuk bertanya bila ada sesuatu yang perlu ditanyakan tentang hotel tersebut.
- Ucapkan selamat beristirahat dan jangan lupa ucapkan magic word sebelum meninggalkan kamar.
- Setelah selesai mengantarkan tamu VIP tersebut ke kamarnya, maka selanjutnya GRO kembali ke GRO dek dan mengisi keterangan bahwa tamu sudah check-in.
- Bellboy kembali ke section concierge untuk mengisi formulir bellboy errand card dan menyerahkannya kepada bell captain.
- Receptionist memastikan bahwa kamar tersebut statusnya sudah berubah dari vacant clean ke occupied, menyiapkan bill, memberi keterangan tentang special request atau pesan khusus bagi tamu tersebut ke departemen terkait, misalnya: ada pesan atau surat, disampaikan ke concierge, meminta tambahan air mineral, disampaikan ke housekeeping, tamu tidak mau turn down, diberitahukan ke HK, tamu minta menu restoran, diteruskan ke F&B, pesan limo waktu check-out, pesan disampaikan ke concierge, tamu meminta wake up call, ditindaklanjuti ke operator, dan seterusnya.
- Pada hotel non komputer sistem, dilanjutkan mengisi rack slip, jika perlu balancing room lagi.
So, tadi itulah rangkuman bagaimana Prosedur penangann tamu check-in secara individu, rombongan dan VIP. Prosedur check-in tamu tadi sangatlah tergantung dari standar dari masing-masing hotel. Jadi jangan heran jika kalian menemukan sedikit perbedaan dari yang telah admin sampaikan tadi dengan yang dilapangan langsung.
Jadi admin rasa cukup materi admin kali ini mengenai prosedur penanganan tamu check-in. semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi kalian yang telah membacanya. Dan admin mohon maaf jika ada tulisan admin yang kurang jelas dalam penyampaiannya. Dan jangan lupa tinggalkan jejak kalian di kolom komentar.
cara check in hotel, jam check in hotel, prosedur check in, prosedur check in hotel, prosedur penanganan tamu check in, prosedur check in tamu rombongan, percakapan menangani tamu check in,cara menangani tamu check in tanpa reservasi, prosedur penanganan tamu check in rombongan, jelaskan penanganan check in tamu vip, prosedur check in hotel singkat, penanganan check in tamu individu