 |
| Prosedur Penanganan Tamu Check In Rombongan |
prosedur penanganan tamu check in rombongan, prosedur penanganan tamu check in hotel rombongan, prosedur check in tamu rombongan, prosedur penanganan tmau check in, prosedur check in,
Prosedur Penanganan Tamu Check In Rombongan. Hallo semuanya, selamat datang kembali di blog Daily Trip. Pada materi kali ini, admin akan membahahas sebuah mareri lanjutan dari materi sebelumnya, yaitu prosedur penanganan tamu check in. Pada materi sebelumnya kita membahas tentang check-in tamu individu, kali ini admin akan membahas tentang prosedur penanganan tamu check-in hotel rombongan. Jadi simak artikel berikut ini.
Baca juga : Prosedur Penanganan Check In Tamu Individu
Prosedur Check In Hotel
Prosedur check in adalah tata cara atau standar prosedur yang dilakukan petugas reception dalam mengani kedatagnan tamu. Tamu yang datang di hotel ini bisa datang individu/perorangan, bisa juga datang dengan rombongannya. Maka dari itu, diperlukan prosedur penanganan tamu check-in yang tepat dalam menyambut kedatangan tamu.
Pada umumnya, jam check in hotel adalah jam 2 pm atau jam 2 siang. Namun terkadang tamu yang sudah memesan kamar akan datang sebelum atau sesudah jam check-in hotel tersebut. Jadi reception dan pihak hotel harus sudah siap dengan kedatangn tamu tersebut kapanpun tamu itu datang. Maka dari itu, prosedur penangan tamu check in ini sangat dibutuhkan semua yang terlibat dalam penanganan tamu check in.
Sebelum kita memasuki materi prosedur check-in tamu rombongan, admin akan menjelaskan bagaimana penanganan barang yang dibawa oleh tamu sebelum diantara ke kamar dari masing-masing tamu tersebut. Karena terkadang kedatanga barang bawan tamu, tidak berbarengan dengan kedatangan tamu tersebut, Jadi prosedur penganan tamu check-in rombongan akan sedikit berbeda.
Kedatangan Barang Bawaan Tamu Rombongan
 |
| Prosedur Penanganan Tamu Check In Rombongan |
1. Persiapan selama kedatangan barang tamu rombongan
Ada beberapa hal yang harus diketahui oleh petugas hotel sebelum proses penangan tamu check-in rombongan, yaitu :
- Group information adalah informasi tamu rombongan. Informasi yang diperlukan oleh hotel untuk menyiapkan segala sesuatunya untuk kedatangan tamu rombongan, termasuk persiapan penanganan barang bawan tamu-tamu rombongan.
- Daftar tamu rombongan dan aktivitasnya (group activities list) adalah daftar nama-nama tamu rombongan yang akan tiba serta kegiatannya. Daftar ini diperlukan oleh hotel untuk menyiapkan pra-pendaftaran dan menetapkan kamar untuk tamu-tamu rombongan.
2. Menerima barang-barang tamu rombongan
- Memeriksa ulang group activities list
Bell captain akan memeriksa group activities list serta mencocokkan kembali dengan group activities list yang ada pada petugas penerima tamu.
- Mengeluarkan muatan barang
Selalu menggunakan metode yang benar dalam penanganan barang bawaan tamu.
- Menempatkan barang
Barang ditempatkan di dekat pintu utama serta dikelompokkan menurut jenisnya. Tiap-tiap jenis barang disusun dalam satu baris agar mudah dihitung.
- Menghitung barang tamu
Jumlah dari tiap-tiap jenis barang harus dihitung kemudian kondisi barang harus diperiksa satu-persatu untuk memastikan jika terdapat kerusakan pada barang.
- Menginformasikan jumlah dan kondisi barang
Jumlah untuk tiap-tiap jenis barang termasuk kondisinya harus dilaporkan pada pimpinan rombongan (tour leader) secara terinci dan lengkap. Setelah diperiksa oleh tour leader kemudian dicatat pada group activities list sesuai dengan nomor kamar masing-masing anggota tamu rombongan.
- Menggantungkan luggage tag pada barang-barang
Menggantungaj luggage tag di setiap barang bawaan tamu merupakan hal yang penting. Hal in dilakukan untuk memastikan agar barang-barang tersebut tidak tertukar dengan barang-barng lainnya.
3. Menyortir barang tamu rombongan
Menyortir barang tamu rombongan dilakukan untuk memudahkan proses pengantaran barang ke masing-masing kamar tamu. Prosedur penyortiran dilakukan dengan cara:
- Berdasarkan lokasi : tiap-tiap barang disortir berdasarkan lokasinya masing-masing, contoh Gedung A, Gedung B, Bungalow A, Bungalow B, garden wing, beach wing dsb.
- Berdasarkan lantai: setelah barang disortir berdasarkan lokasi, selanjutnya barang disortir berdasarkan lantai, contoh lantai 1, Lantai 2, Lantai 3 dst.
- Berdasarkan nomor kamar: barang disortir berdasarkan nomor kamarnya masing-masing, contoh 116, 117, 219, 220, 317, 318,
4. Pengantaran
Mengantarkan barang bawaan tamu menggunakan lift service agar tidak mengganggu aktivitas tamu yang lain, pengantaran ini berdasarkan lokasi, berdasarkan lantai dan berdasarkan nomor kamar serta menggunakan kereta barang (trolley cart)
Setelah mengetahui bagaimana penanganan barang tamu rombongan, maka selanjutnya admin akan membahas prosedur penanganan tamu check-in hotel rombongan.
Prosedur Check In Tamu Rombongan
Prosedur check in tamu rombongan tidaklah sama dengan cara menangani tamu perorangan yang hendak check-in. Hal itu desebabkan karena jumlah tamu yang akan ditangani bisa dibilang banyak atau datang dengan sebuah group. Maka dari itu diperlukan prosedur penanganan tamu check-in rombongan, guna memberikan pelayanan yang maksimal kepada para tamu, dan memudahkan proses tamu check-in tamu rombonganmenjadi lebih cepat dan efisien.
Dalam menangani tamu check-in rombongan memerlukan perhatian khusus oleh setiap petugas hotel. Maka dari itu, adal hal-hal khusus yang perlu diketahui oleh petugas dalam penanganan tamu check-in rombongan.
1. Lokasi check-in tamu rombongan
Untuk lokasi check-in tamu rombongan, bisa dilakukan di lobby, di restoran atau di function room. Semua itu tergantung dari besarnya rombongan, banyaknya tamu rombongan yang datang, juga tergantung dari fasilitas yang dimiliki hotel.
2. Pengantaran tamu rombongan ke kamar.
Tidak semua tamu bisa diantar satu per satu, khusus hanya yang memang memerlukannya karena sama sakali tidak tahu letak kamar atau sulit untuk dijelaskan secara verbal saja.
3. Penanganan Barang tamu
Seperti yang sudaj admin sebutkan di atas, jika itu merupakan rombongan dari jauh dan membawa barang bawaan yang cukup banyak, maka satu persatu harus dicocokkan dengan tour leader, dan dipastikan bahwa tiap barang mempunyai luggage tag yang menunjukkan nama tamu dan kamar yang ditempati. Hal itu untuk memudahkan pengiriman dan menghindari kehilangan barang atau tertukar dengan tamu lain.
4. Waktu kedatangan tamu dan barang bawannya.
Terkadang ada juga rombongan yang barangnya datang beberapa jam sebelum tamunya datang, karena mereka dari luar negeri atau tempat yang jauh sehingga bagasi barang di atur terpisah dengan tamu yang datang. Jika ada kasus demikian, pihak concierge harus menyediakan luggage store, untuk menyimpan semua barang tamu tersebut. Jika tempat penyimpanan barang tidak muat maka barang akan di simpan di area dekat concierge counter/belldesk tetapi diberi pembatas.
 |
| Prosedur Penanganan Tamu Check In Rombongan |
Setelah menngetahui hal-hal khusus yang harus diketahui oleh petugas hotel dalam prosedur tamu check-in. Maka berikut ini adalah prosedur penanganan tamu check-in rombongan.
- Tamu memasuki hotel dengan bus atau beberapa kendaraan disambut oleh doorman/bellboy
- Bellboy sudah mempersiapkan Trolley di depan loby. Bila perlu ada kendaraan untuk mengangkut barang
- Tambahan personnel disiapkan, kalau perlu ada tambahan tenaga supervisor, manager dan security.
- Waktu menurunkan barang sebaiknya ada security dan tour leader sebagai saksi mengenai jumlah barang yang datang.
- Tour leader ditemui dulu untuk diantar ke lobby, diajak duduk dan berbincang.
- Semua tamu rombongan di persilakan duduk di lobby, lounge atau tempat khusus tidak jauh dari lobby, untuk group check-in
- Welcome drink sudah disiapkan di tempat kedatangan tamu, jika meeting room dipakai untuk menyambut kedatangan tamu, maka welcome drink juga dikirim ke meeting room tersebut.
- Bell Captain dan bellboy mengurus barang bawaan tamu dan memasang luggage tag
- Pimpinan rombongan mengisi registration card, satu untuk satu rombongan
- Receptionist memeriksa registration card dengan teliti, biasanya disertai dengan lampiran yang diketik rapi, yang menunjukkan alokasi kamar.
- Cara penyerahan kunci kamar yang praktis adalah dengan menyerahkan semuanya ke tour leader.
- Bell Captain mengatur strategi ke bellboy untuk pendistribusian barang masing-masing tamu ke kamar masing masing.
- Tamu dipersilakan masuk kamar masing masing setelah diberitahukan nomor kamarnya dan mendapatkan kunci kamar masing-masing.
- Disisi lain, bellboy membawakan luggage atau barang bawaan tamu. Khusus yang memerlukan diantar saat itu. Jika tamu datang ke kamar terlebih dahulu maka barang bawaannya akan dikirimkan kemudian.
- Jika tamu diantar bellboy ke kamar melalui lift, maka tamu dipersilakan masuk lift terlebih dahulu.
- Setelah sampai di lantai yang dituju, tamu dipersilakan keluar lebih dahulu baru bellboy menyusul dibelakangnya.
- Apabila jumlah tamu lebih dari empat didalam lift dan dirasa sesak untuk membawa barang tamu kedalamnya, maka bellboy mempersilakan tamu untuk berangkat dahulu ke lantai tertentu, dan bellboy akan menyusul dengan menggunakan lift yang lain.
- Sebelum memasuki kamar, pintu kamar diketuk tiga kali
- Bellboy menaruh barang di luggage rack, meletakkan kunci kamar di panel
- Seorang bellboy yang baik harus bisa menerangkan terlebih dahulu segala fasilitas yang ada di kamar termasuk beberapa pelayanan yang bisa diberikan untuk tamu selama menginap.
- Sebelum pergi, sekali lagi menjelaskan bahwa kunci ada di panel dan satu lagi di card holder amplop, ke,udian kunci diserahkan ke tamu.
- Kembali ke bellboy station, mengisi errand card dan menyerahkannya ke captain
- Receptionist mengubah status kamar dari vacant clean ke occupied, dan pesan itu harus dikirim ke semua departemen terkait, misalnya housekeeping, reservation, sales office, dan GM office. Jika hotel telah menggunakan sistem komputerisasi yang canggih, maka sudah ada informasi akan langsung tersebar ke semua departemen secara otomatis dalam detik yang sama.
- Cara lama, mungkin terjadi di beberapa hotel, semua data tamu akan dimasukkan rekening yang ditangani oleh front office cashier
Pada dasarnya prosedur check-in tamu rombongan kembali lagi ke masing-masing hotel, karena setiap hotel memiliki SOP yang berbeda-beda. Namun pada dasarnya, hal tersebut guna memberikan pelayanan yang maksimal kepada setiap tamu rombonga yang hendak check-in.
Jadi, tiu lah tadi pembahasan adnin tentang Prosedur penganan tamu check-in rombongan. Semoga materi kali ini dapat bermanfaat bagi kalian yang membacanya.
prosedur
penanganan tamu check in rombongan, prosedur penanganan tamu check in
hotel rombongan, prosedur check in tamu rombongan, prosedur penanganan
tmau check in, prosedur check in,
Baca Juga