 |
| Persiapan Awal Kegiatan Rception |
Persiapan Awal Kegiatan Reception. Hallo bro, kembali lagi di blog Daily Trip. Pada artikel kali ini admin akan membagi sebuah materi tenang pesiapan awal kegiatan reception di hotel sebelum memulai pekerjaan. Namun, ada baiknya kita terlebih dahulu memahami apa itu reception section sebelum kita membahas materi utama kita tentang persiapan awal kediatan reception di hotel.
Pengertian Reception
Apa sih reception itu ? reception yaitu salah satu section yang adi departenen kantor depan yang dimana section ini memiliki tugas dan tanggung jawab dalam menangani kedatangan tamu hingga menangani keberangkatan tamu, serta bertugas dalam membantu tamu dalam memberikan informasi yang dibutuhkan oleh tamu.
Untuk lebih lengkapnya mengenai pemahaman tentang reception, kalian bisa membaca artikel berikut ini.
Yuk mari kita lanjutkan pembahasan persiapan awal kegiatana reception di hotel dalam menyambut kedatangan tamu.
Persiapan Awal Kegiatan Reception Section Di Hotel
Seperti kita ketahui, reception merupakan salah satu section yang ada di kantor depan yang sangat beperan penting dalam keberlangsungan operasional di Front Office. Bagaimana tidak, mulai tamu itu pertama kali menginjakan kakinya di hotel, hingga tamu itu angkat kaki dari hotel, reception akan menjadi orang pertama yang dicari tamu ketika tamu tersebut mengalami masalah ataupun membutuhkan sesuatu.
Maka tidak heran jika seorang receptionis harus dapat memberikan pelayanan yang maksimal ketika sedang melayani seorang tamu. Hal tersebut demi memberikan kesan yang baik kepada tamu selama mereka menginap di hotel tempat receptionist itu bekerja.
Oleh karena itu, sebelum dapat memberikan pelayanan yang maksimal tersebut kepada tamu, seorang receptionist harus melakukan persiapan awal kegiatan reception. Dengan melakukan suatu persiapan, seorang reception berarti sudah siap untuk menjalankan tugasnya.
Lalu apa saja yang harus disiapkan oleh seorang reception sebelum memulai pekerjaannya dalam melayani tamu ? ok berikut ini ini admin berikan daftar persiapan awal kegiatan reception.
Persiapan Awal Kegiatan Recepiton
 |
| Persiapan awal kegiatan Reception |
Memabaca dan memeriksa log book
Persiapan awal kegiatan reception adalah membacara log book. Log book sendiri merupakan sebuah buku yang berisikan hal-hal yang harus ditindaklanjuti pada shift sebelumnya untuk di selesaikan oleh shift selanjutnya.
Log book ini dapat berisikan hal-hal yang perlu ditanggani seperti : komplin tamu atau keluhan tamu, permintaan tamu pindah kamar, peringatan mengenai tamu yang tanpa membawa barang bawaan, persiapan kedatangan tamu rombongan, dan lain sebagainya.
Membaca log book ini sebelum memulai pekerjaan itu sangat penting bagi seorang reception. Seluruh receptionist seharusnya dan sebaiknya memeriksa isi log book di awal kerjanya. Selain itu, seorang reception harus memelihara dan menjaga supaya log book ini selalu dapat memberikan informasi terkini, mengenai hal-hal yang memerlukan tindak lanjut, sehingga dapat mempermudah rekan kerja untuk menangani masalah tersebut.
Dengan membaca log book, petugas reception dapat menjamin pelayanan yang diberikan kepada tamu dapat secara maksimal. Hal tersebut karena masalah-masalah tersebut telah dicatat di dalam log book.
Memeriksa akurasi Room Rack
Room rack sendiri merupakan sebuah rak yang berisikan data-data kamar baik yang berisikan tamu atau yang belum terisi tamu. Room Rack ini sendiri merupakan alat yang menjadi pelengkap dalam persiapan awal kegiatan reception. Room rack ini biasanya ditempatkan pada bagiaan bawah meja reception counter, dengan begitu, receptionis dapat dengan mudah mengamati room rack tersebut.
Tujuan dari seorang reception harus memeriksa akurasi room rack adalah untuk dapat mengetahui dengan mudah status-status setiap kamar yang ada di hotel, sehingga ketika bila suatu saat reception menangani tamu yang datang tanpa reservasi atau bila rekan kerja yang lalinnya menanyakan mengenai ketersdian kamar, receptionist dapat dengan cepat memberikan jawan kepada mereka.
Dengan melakukan persiapan awal kegiatan reception seperti memerikasa room rack, operasional di bagian kantor depan pun dapat berjalan dengnan lancer. Namun seiring dengan berjalannya waktu, pihak hotel sekarang kebanyakan lebih menggunakan system computer untuk mengetahui status kamar hotel.
Namun pada dasarnya, kedua hal ini sama-sama penting dan dapat membantu tugas seorang receptionist. Maka dari itu, perlu kita ketahui bersama, informasi apa saja yang ditempatkan pada room rack tersebut.
- Nomor kamar : nomor kamar pada room rack sudah dikelompokan dan diurutkan sesuai dengan kondisi aslinya.
- Lokasi kamar : angka pertama pada nomor kamar menunjukan lokasi atau lantai berapa kamar tersebut berada. Misal : #215 , menunjukan kamar tersebut berada di lantai 2.
- Harga kamar : harga kamar juga sangat penting ditempatkan pada room rack.
- Status kamar : biasanya untuk mengtahui status kamar pada room rack menggunakan kode warna.
Baca Juga : Tugas dan Tanggung Jawab Reception Hotel
Menghitung jumlah Kamar yang tersedia untuk dijual
Menghitung jumlah kamar juga merupakan persiapan awal kegiatan reception di hotel. Dengan menghitung kamar sebelum memulai pekerjaan, receptionist dapat mengetahui jumlah kamar yang tersdia untuk dijual di hari itu.
Hal ini penting bila seandainya hotel tiba-tiba menerima kedatangn tamu yang dimana tamu tersebut datang tanpa reservasi (walk-in guest). Terutama jika tingkat hunian kamar sedang sangat tingga atau hight season. Biasanya pasa saat-saat ini akan sulit bagi tamu walk-in untuk menemukan kamar yang tersedia bila tanpa reservasi terlebih dahulu.
Dengan melakukan penghitunga kamar yang tersedia, maka receptionis dapat memperoleh tingkat akurasi kamar yang tinggi yang dimana hal tersebut sangat diperlukan untuk dapat menjual kamar secara maksimal dan meminimalisir resiko yang mungkin terjadi dalam penjualan kamar.
Memblok Kamar (Blocking Rooms)
Blocking room juga merupakan persiapan awal kegitan reception. Kenapa perlu dilakukan blocking room ? hal itu menandakan bahwa kamar tersbuat telah terjula dan tamu yang memesan kamr tersebut akan tiba di hotel pada hari itu.
Blocking room merupakan satu aktivitas atau kegiatan menentukan nomor kamar tamu yang dimana dilakukan sebelum kedatangan tamu yang sebelumnya sudah melalkukan reservasi kamar atau memesan kamar.
Tujuan dari blocking room ini sendiri adalah untuk memastikan bahwa tamu yang sudah melakukan reservasi kamar mendapatkan kamar sesuai dengan yang dipesannya. Misalnya tamu tersebut meminta untuk kamarnya berada berdampingan dengan fasilitas hotel seperti restoran, kolam renang dan sebagainya.
Lalu bagaimana cara melakukan blocking kamar pada room rack ?
- Selipkan blocking card sesuai dengan nomor kamarnya pada room rack.
- Mencantumkan nomor kamar pada slip pemesanan kamar (room slip), dan daftar tamu diharapkan tiba (expected arrival list).
- Sebaiknya, blocking card terbuat dari kertas manila dengan ukuran yang cukup dengan lobang pada room rack. Pada blocking card ini bianya berisika informasi tamu yang menginap seperti, nomor kamar, nama tamu, tanggal tiba, serta metode pembayaran.
Laporan Status Kamar (Room Status Report)
Setelan melakukan 4 persiapan awal kegiatan reception itu, selanjutnya yang harus dilakukan oleh receptionist adalah membuat laporang status kamar (room status report). Laporan ini dibuat terutama bagi hotel yang sistemnya sudah menggungakan komputerisasi.
Room report ini biasanya dibuat sebelum tamu tiba. Room report ini berisikan informasi terperinci mengenai status kamar tamu. Informasi-informasi tersebut seperti, indikasi status kamar tersebut occupied, vacant, dirty/clean, out of order dan blocked rooms.
Room report ini akan selalu dibagikan kepada department yang lainnya, terutama bagi department yang langsung berhungan denngan reception atau department yang berada di lapangan (housekeeping).
Room report dari reception ini akan selalu dibandingkan dengan room report yang dimiliki oleh housekeeping. Jika terdapat perbedaan pada status kamar di reception dengan housekeeping, maka akan dibuatkan room discrepancy report atau laporan perbedaan status kamar.
Membuat Expected arrivals list
Setelah itu, persiapan awal kegiatan reception adalah membuat expected arrivals list (EA List). Expected arrival list ini sendiri merupakan daftar nama-nama tamu yang diharapkan kedatangannya pada hari itu. EA List ini dapat dibagikan dengan sistem computer atupun dengan cara manual. Namun tetap, informasi yang ada di dalamnya tetap sama. Dengan melihat EA List ini, para petugas di hotel dapat mempersiapkkan kamar-kamar mana saja yang akan kedatangan tamu.
Memeriksa Catatan Riwayat Kunjungan Tamu (Guest History Record)
Lalu persiapan awal kegiatan reception yang lainnya adalah melihat catatan riwayat kunjungan tamu (guest history record). Pada umumnya pihak hotel akan membuat dan menyimpan catatan riwayat kunjungan tamu di hotel tersebut. Catatan tersebut berisikan informasi-informasi mengenai tmau tersebut.
Akan lebih mudah bila hotel tersebut sudah nenggunakan sitem computer untuk menyimpan catatan riwayat kunjungan tamu tersebut. Biasanya tamu-tamu yang sudah pernah menginap lebih dari sekali di suatu hotel, tamu tamu tersebut bisa mendapatkan pelayanan yang special dari pihak hotel. Terkadang di beberapa hotel memberikan status tamu tersebut sebagai tamu VIP.
Dengan mengetahui riwayat kunjungan tamu tersebut, pihak hotel dapat meningkatkan pelayanan yang diberikan kepada tamu tersebut. Sebagai contoh, kita ketahui bahwa tamu tersebut pernah menginap di hotel tersebut sebelumnya, dan kita ketahui bahwa tamu tersebut pernah menyampaikan keluhannya terhadap sesuatu hal di hotel, maka sebisa mungkin pihak hotel tidak melakukan kesalahan yang sama kepada tamu tersebut.
Hal lain yang bisa diberikan kepada tamu langganan (frequent stay) tersebut seperti memberikan sesuatu yang extra seperti, buah-buahan di kamarnya, ataupun memberikan hiasan bunga di kamarnnya ketika baru check-in.
Memeriksa Daftar Tamu-Tamu Penting (List Of Important Guests)
Persiapan awal kegiatan reception yang terakhir adalah membuat important guest list. Tamu-tamu yang memiliki status penting bagi hotel ini biasanya akan diberikan pelayanan dan perhatian yang khusus dari pihak hotel. Lalu tamu-tamu yang bagaimana saja yang dapat menyandang status important guest ? berikut daftarnya.
1. VVVIP (Very Very Very Important Person)
Contoh : presiden, perdana mentri, presiden dan wakil presiden dari negara lain.
2. VVIP (Very Very Important Person)
Contoh : menteri dari dalam maupun luar negeri, owner, ketua lembaga tinggi dan tertinggi negara
3. VIP (Very Important Person)
Contoh : Dirjen, advisor perusahaan, CEO grup hotel tersebut.
4. IP (Important Person)
Contoh : direktur, general manager.
5. CIPs (Commercially Important Persons)
Contoh : executive of large corporate account-olders, important journalist and media staff, travel agents and tour company staff, dan tamu-tamu yang dapat memberikan peluang bisnis bagi hotel.
6. SPATTs (Special Attention Guests)
Contoh : tamu-tamu yang memerlukan extra perhatian seperti tamu dengan tongkat, orang cacat, tamu orang tua, tamu sakit, tamu tinggal lama, wanita yang melakukan perjalalan sendiri, wanita hamil, tamu yang membawa bayi.
So admin rasa cukup sampai disini dulu pembahasan materi kali ini mengenai persiapan awal kediatan reception di hotel dalam menyambut kedatangan tamu. Admin harap informasi ini dapat bermanfaat bagi kalian yang membacanya.
aktivitas persiapan awal kegiatan job preparation yang harus dilakukanan reseption dalam menyambut kedatangan tamu perorangan, rombongan dan group di hotel