 |
| Pengertian Reception Section Beserta Tugas dan Tanggung Jawabnya |
apa yang dimaksud dengan receptiion ? apa tugas reception ? apa itu reception section ? tugas dan tanggung jawab reception, fungsi reception hotel, peranan reception, reception hotel adalah, receptionist adalah, jenis harga kamar hotel, macam macam jenis harga kamar, peralatan yang ada di resepsionis, formulir yang digunakan di reception, peralatan yang ada di reception section, prosedur penanganan tamu check-in individu, prosedur penanganan tamu check-in rombongan, prosedur penanganan tamu check-in VIP, sebutkan langkah proses tamu check in di reception
Pengertian Reception Section Beserta Tugas dan Tanggung Jawabnya
Pengertian Reception. Hallo bro, selamat datang di blog Daily Trip. Pada pembahasan kali ini, admin akan memberikan materi lengkap tentang Section Reception. Hal yang akan dibahas dalam materi kali ini yaitu pengertian Reception, fungsi dan peranan Reception, tugas dan tanggung jawab Reception, hingga prosedur penangan tamu check in.
So, tanpa perlu berlama-lama lagi, berikut ini admin akan mejelaskannya, mulai dari pengertian Reception ya!
Baca Juga : Pengertian Front Office : Tugas dan Tanggung Jawab Front Office, serta Penjelasan Secara Lengkap
Pengertian Reception
Apakah disini ada yang yang bertanya, apa itu Reception section ? apa yang dimaksud dengan Reception ? Ok begini penjelasannya.
Reception adalah salah satu section yang ada di Front Office department yang memiliki tugas dan tanggung jawab menangani tamu check-in, check-out, dan pindah kamar, serta membatu tamu dengan memberika informasi tentang fasilitas dan pelayanan hotel.
Reception bisa dikatakan sebagai gambaran bagaimana tugas di Front Office department. Mulai dari tamu itu datang di hotel hingga meninggalkan hotel, Reception akan selalu berhubungan langsung dengan tamu untuk memberikan pelayanan.
Dalam section Reception ini terdapat beberapa tingkatan atau bagian. Untuk petugas Reception sering disebut dengan Receptionist. Namun di beberapa hotel istilah Reception ini juga ada yang menyebutnya dengan istilah Front Desk Agent atau Guest Service Assistant. Namu apa pun sebutannya, Reception tetap memiliki tugas utama, yaitu melayani tamu.
Ngomong-ngomong mengaenai tugas dari Reception. Berikut ini admin akan uraikan beberapa tugas dan tanggung jawan dari Reception. So simak penjelasannya berikut ini.
Tugas Dan Tanggung Jawab Reception Section
Tugas dan Tanggung Jawab Reception
Seperti yang sudah admin sebutkan tadi, bahwa tugas dan tanggung jawab Reception adalah menangani kedatangan dan keberangkatan tamu, yaitu dalam melayani tamu check-in, check-out, dan pindah kamar. Serta tugas Reception lainnya adalah memberikan pelayanan berupa layanan informasi kepada tamu mengenai fasilitas dan layanan yang disediakan oleh hotel.
Walaupun begitu, tugas dan tanggung jawab Reception tidak hanya itu. Tugas dari Reception dapat diuraikan menjadi beberapa tugas tergantung posisi dari Reception itu sendiri. Misalnya tugas dari Receptionist atau front desk agent dengan Reception supervisor, tidaklah sama. Itu karena mereka memiliki tanggung jawab dan wewenang yang berbeda.
Maka dari itu, admin akan uraikan secara ringkas bagaimana tugas dan tanggung jawab dari Reception.
- Menyambut dan menangani kedatangan tamu
- Melakukan registasi kepada tamu yang baru tiba
- Memeriksa apakah tamu yang datang sudah melakukan revervasi atau belum
- Menangani pemberian dan penitipan kunci kamar tamu
- Menangani segala permintaan tamu selama menginap di hotel.
- Melakukan koordinasi dengan section dan department lain dalam memenuhi kebutuhan tamu
- Menangai dan melayani komplin atau keluhan tamu terhadap fasilitas dan layanan hotel.
- Menjawab telepon yang masuk dengan ramah
- Menjual dan menawarkan fasilitas dan layanan yang disediakan hotel
Dengan tugas dan tanggung jawab Reception yang seperti itu, dapat disimpukan bahwa Reception memiliki peranan dan fungsi yang penting bagi Front Office department dan hotel.
Jadi, admin akan menjelaskan beberapa fungsi dan peranan dari section Reception secara singkat.
Fungssi dan Peranan Reception Section
Fungsi dan Peranan Reception
Reception adalah bagian di Front Office department yang akan selalu berhadapan langsung dengan tamu. Maka dari itu, sangant penting bagi petugas Reception atau Receptionist untuk dapat memberikan pelayanan yang maksimal sehingga dapat memberikan kesan pertama yang baik untuk tamu.
Jadi fungsi dan peranan Reception ini sangat penting, karena Reception akan lebih banyak berkomunikasi dengan tamu dibandingkan dengan management hotel. Reception dapat mewakili department department Front Office sebagai jantungnya hotel. Tetapi juga ada beberapa peranan Reception seperti yang akan admin jelaskan sebagai berikut.
Baca Juga : Pengertian Pelayanan Prima Dalam Industri Perhotelan Berdasarkan Konsep A6
Diplomat
Reception dapat berperan sebagai seorang diplomat. Seorang resepsionis yang diplomatis harus dapat mengatakan sesuatu hal dengan cara yang lugas, efektif, efisien dan ramah, sehingga tamu yang mengguanlan layanan, tidak merasakan kecewa walaupun keinginan tamu tersebut tidak terpenuhi. Dengan demikian, pihak tamu dapat memahami dan memaklumi hal tersebut dengan suatu keadaan melalui penjelasan seorang resepsionis yang baik.
Record Keeper
Sebagai Reception, penyimpan data Front Office merupakan pusat kegiatan hotel dan tamu. Semua data tamu, baik itu yang sedang tinggal di hotel, maupun yang telah meninggalkan hotel, semua tersimpan dan tercatat di kantor depan. Dengan demikian, petugas Reception atau resepsionis hanya perlu mendistribusikan laporan-laporan tamu tersebut ke departemen lainnya yang ada di hotel.
Information Source
Reception juga dapat menjadi pusanya informasi di hotel. Karena Front Office merupakan pusat dari segala kegiatan di hotel, maka di mata tamu Front Office merupakan wakil manajemen hotel secara keseluruhan. Maka dari itu, seorang petugas Reception harus bisa memahami atau menguasai informasi yang dibutuhkan oleh para tamu dengan cara sering membaca surat kabar, mendengarkan radio, menonton televisi serta media massa lainnya.
Psychologist
Reception juga dapat berperan sebagai seorang psikolog. Seorang resepsionis harus dapat selalu membiasakan diri untuk mengenali perilaku para tamu. Hal ini akan bermanfaat bagi resepsionis untuk dapat menetukan cara yang terbaik dalam melayani tamu.
Sales Person
Peran Reception yang berikutnya juga dapat menjadi seorang penjual atau sales persom. Tugas pokok Reception, selain menyambut dan menangani tamu yang tiba, peranan Reception juga adalah kemampuannya dalam menjual kamar dan fasilitas lainnya dalam hotel.
Setalah mengenai fungsi dan peranan dari Reception, tentu diperkukan berbagai peralatan untuk dapat memudahkan peran dari Reception tersebut. So, admin akan menjelaskannya seperti berikut.
Peralan dan formulir yang digunakan oleh Reception ini merupaka alat yang digunakan semata-mata untuk membatu pekerjaan Reception menjadi lebih mudah. Dengan begitu, pekerjaan akan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien, dan hal itu akan berdampak dalam meningkatnya pelayanan yang akan diberikan kepada tamu.
 |
| Peralatan dan Formulir Reception |
Berikut ini beberapa formulir dan peralatan yang digunakan oleh section Reception dalam menjalankan tugasnya.
Formulir yang Digunakan di Reception
- Log Book : log bok adalah buku yang digunakan untuk berkomunikasi dari shift sebelumunya kepada shift selanjutnya, mengenai hal-hal yang harus ditindak lanjuti.
- Room Slip : kartu yang berisikan informasi tamu yang diletakan pada room rack. guest slip adalah
- Expected Arrival List : EA list adalah daftar nama-nama tamu yang diharapkan kedatangannya.
- Expected Departure List : ED list adalah daftar nama-nama tamu yang diharapkan keberangkatannya.
- Booking Card : booking card adalah kartu yang digunakan untuk memboking atau membloking kamar pada room rack, agar kamar tersebut tidak bisa dijual oleh petugas lainnya.
- Group Information List : adalah daftar informasi dari tamu-tamu rombongan atau kelompok.
- Rooming List : daftar jumlah kamar yang akan digunakan oleh suatu group yang akan menginap di suatu hotel.
- VIP List : VIP list adalah daftar nama-nama tamu yang memiliki status sangat penting
- Reqution Form : requition form adalah formulir yang digunakan dalam mencatat permintaan-permintaan khusus dari tamu
- Registration Form : registration form adalah formulir yang digunakan dalam manangani kedatangan tamu (check-in) yang berisikan informasi tamu tersebut.
- Guest Card : guest card adalah kartu yang diberikan kepada tamu yang baru melakukan registrasi yang berfungsi sebagai identitas tamu selama menginap di hotel.
- Breakfast Coupon : adalah kupon yang diberikan kepada tamu yang dapat digunakan oleh tamu untuk mengklain sarapan mereka selama menginap di hotel.
- Guest Bill : nota yang berisikan jumlah tagihan yang harus dibayarkan oleh tamu.
Peralatan yang ada di Reception Section
- Counter : merupakan tempat dimana petugas Reception bekerja dalam melakukan kegiatannya saat registrasi, memberi informasi, dan menerima kedatangna tamu.
- Room Rack : adalah rack yang digunakan untuk menggambarkan status kamar secara keseluruhan yang ada di hotel.
- Information Rack : merupakan rack yang berisi iniformasi tentang tamu
- Remind o-Timer : alat yang digunakan untuk mengingat waktu mengenai hal yang harus dilakukan.
- Key Rack : adalah rack yang digunakan untuk menyimpas kunci kamar
- Date And Stamping Mechine : alat yang digunakan untuk mencetak tanggal dan waktu
- Printer : adalah alat yang digunakan oleh Reception untuk mencetak file-file yang diperlukan
- Folio Rack : adalah rak yang digunakanan untuk menyimpa guest folio.
- Computer Terminal : merupakan computer yang digunakan sebagai pusat pengolahan data
- Posted Voucer Rack : adalah rack yang digunakan untuk menyimpan voucer yang telah diposting
- Electronic Posting Machine : adalah alat yang digunakan untuk memposting rekening tamu ke dalam guest folio
- Hold Mail Rack : adalah rack yang digunakan untuk menyimpan surat-surat
- Telephone : alat yang digunakan untuk melakukan komunikasi jarak jauh
- Telex Machine : adalah alat yang digunakan untuk mengirim berita, yang dimana penulisannya dalam betuk singkatan
Dari sekian banyak peralatan dan formulir Reception yang sudah disebutkan di atas, mungkin masih ada lagi beberapa peralatan lain yang belum disebutkan. Mengkin juga ada beberapa peralatan dan formulis yang disebutkan di atas sudah tidak lagi digunakan dalam hotel karena teknologinya sudah dalam bentuk digital. Namun apapun peralatan dan formulir yang digunakan, itu bertujuan sama yaitu membatu pekerjaan bagian Reception menjadi lebih cepat, efektif, dan efisien.
Prosedur Langkah-Langkah Penanganan Tamu Check-In
Seperti yang sudah dijelaskan di awal, bahwa tugas dan tanggung jwab Reception adalah menangani kedatangan tamu dengan melayani check-in tamu. Namun demikian, untuk melakukan tugas tersebut, Reception harus mengetahui Standard Operasional Perosedur dalam menanngani tamu check-in. maka dari itu, berikut ini admin akan menjelaskan perosedur langkah-langkah penanganan tamu check-in.
- Bellboy akan menyambut tamu, kemudian membawakan barang bawaan tamu dan mengantar tamu ke Reception untuk melakukan registrasi.
- Reception mengecek apakah tamu sudah melakukan reservasi atau belum.
- Reception memberikan registrasi form kepada tamu untuk diisi oleh tamu.
- Sambil menunggu tamu mengisi registrasi form, Reception menelpon Bar untuk membawakan Wellcome Drink kepada tamu, dan menelpon housekeeping untuk menyipakan kamar tamu.
- Setelah tamu selesai mengisi registrassi form, pinjam passport tamu untuk memastikan apakah regitrasi form tamu telah terisi dengan benar.
- Menanyakan metode pembayaran yang diinginkan oleh tamu dan meminta deposit kepada tamu.
- Menyebutkan kembali (repeat) pesanan kamar yang diminta oleh tamu, untuk memastikan bahwa pesanan yang dicatat oleh Reception telah sesuai.
- Menyiapkan guest card, breakfast cupoun, cash receipt, dan kunci kamar lalu diberikan kepada tamu.
- Reception memanggilkan bellboy untuk mengantarkan tamu ke kamar.
- Reception mengucapkan salam kembali kepada tamu.
Perlu dicatat, bahwa prosedur penanganan tamu check-in di atas merupakan langkah-langkah penanganan tamu check-in secara perorangan. Untuk prosedur penangan tamu VIP dan rombongan, akan admin jelaskan pada artikel yang lain.
Dan untuk mempraktekan prosedur penanganan tamu check-in di atas, kalian bisa membaca contoh percakapan dalam menangani tamu check-in oleh bellboy dan Reception.
Baca Juga
Jadi, itulah tadi penjelasan admin mengenai materi Reception. Admin harap artikel kali ini dapat bermanfaat bagi kalian yang membacanya.