 |
| Peralatan Dan Forrmulir Telephone Operator Di Hotel |
Peralatan Dan Forrmulir Telephone Operator
Peralatan dan formulir Telephone Operator di hotel. Dalam usaha mempelancar operasional sehari-hari, bagian Telephone Operator memiliki peralatan dan formulir yang memadai guna mampu memberikan pelayanan prima (Excellence Service) kepada para pelanggan.
Baca Juga : Pengertian Pelayanan Prima Dalam Industri Perhotelan Berdasarkan Konsep A6
Melalui pelayanan prima tersebut diharapkan mampu memberikan kepuasan sesuai dengan ekspektasi yang diharapakan oleh pelanggan. Dalam hal ini, peralatan dan formulir yang digunakan oleh bagian Telepon Operator sangatlah penting.
Pada artikel kali ini, aku akan membahas tentang bagian Telepon Operator, yaitu peralatan yang digunkan oleh Telephone Operator, serta formulir yang digunakan oleh Telephone Operator.
Pengertian Telephone Operator
Telephone Operator adalah salah satu bagian atau section yang terdapat dalam Front Office Department, yang bemiliki tugas sebagai petugas telepon dalam menyambungkan panggilan yang datang baik dari dalam maupun luar hotel, serta baik itu dari tamu atau rekan kerja di hotel.
Dalam menjalankan tugasnya Telepon Operator tentu memerlukan suatu alat guna membantu meringankan tugasnya. Alat tersebut berupa formulir dan pearalatan elektronik. Dengan peralatan dan formulir Telephone Operator tersebut, tentu dapat membuat pekerjaan menjadi efektif dan efisien.
Peralatan Telepon Operator Di Hotel
 |
| Peralatan dan Formulir Telephone Operator |
Peratanan telepon operator di hotel cukup banyak, tetapi beberapa dari peralan tersebut menjadi alat yang utama dalam menjalakan tugas dari Telephote Operator. Alat-alat Telephone Operator tersebut adalah alat yang berfungsi sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain.
Untuk mengetahui lebih jelas tentang peralatan Telepon Operator di hotel, berikut ini daftar alat-alat yang digunakan oleh Telephone Operator.
Peralatan Telephone Operator
- Telephone Switchboard : alat atau perangkat yang digunakan oleh Telepon Operator untuk menerima dan menghubungkan sambungan telepon dari seseorang ke orang lain yang ingin dituju.
- Mesin Facsimile : faksimile adalah alat yang gunanya untuk mengirimkan data ke alamat yang dituju dengan mengetikkan alamat nomor fax yang dituju atau bisa juga digunakan untuk menelpon.
- Mesin Foto Copy : adalah peralatan telepon operator yang digunakan untuk menbuat Salinan suatu dokumen atau duplikat dokumen.
- Telepon Operator Rack : adalah peralatan yang digunakan oleh Telephone Operator untuk menyimpan alat-alat petugas Telepon Operator yang lebih kecil.
- Filling Cabinet : adalah sebuah rak yang posisi bertumpuk yang digunakan oleh Telepon Operator untuk menyimpan berbagai benda.
- Telephone : adalah peralatan penting yang digunakan oleh Telephone Operator untuk menerima dan membuat panggilan.
- Remind O’Timer : adalah jam yang digunakan sebagai pengingat waktu untuk melakukan suatu hal yang harus dikerjakan oleh Telephone Operator.
- Televisi : adalah peralatan berfungsi untuk menerima informasi dari dunia luar yang informasi tersebut dapar bermanfaat bagi tamu.
- Audio Visual : ( televise, radio, sound system, dll )
- Small Announcement Board : papan yang berisikan informasi atau pengumuman
- Mesin PABX atau PMBX[1] : adalah salah satu peralatan Telephone Operator berupa telepon yang memungkinkan kita untuk terhubung langsung nomor yang ingin dituju tampa melalui perantara operator.
Selain peratan tersebut, Telephone Operator juga menggunakan beberapa peralatan yang menjadi pendukung dalan tugasnya, seperti Kalculator, Kalender, Telephone directory (nasional dan Internasional), Staples, Paper clip, Paper holer, Pensil / pulpen, Correction pen / penghapus, Odner, Internet Connection, International Access
Formulir Telephone Operator Di Hotel
Setelah mengetahui peralatan Telepon Operator di hotel, kamu juga harus mengetahui formulir-formulir yang digunakan oleh telephone operator. Yuk simak daftar formulir telepon operator berikut ini.
1. Telephone Message
Telephone Message adalah hormulir digunakan oleh petugas telepon untuk mencatat pesan dari tamu ketika ada tamu yang menghubungi temannya yang tinggal di hotel. Namun pada saat ditelepon tamu yang bersangkutan tidak ada di kamar tamu.
Mengingat pentingnya pesan yang dimaksud maka pihak petugas Telephone Operator membutuhkan informasi untuk dicatat di dalam Telephone Message, seperti nama tamu yang menelepon, nama tamu yang ditelepon, nomor kamar tamu, nomor telepon tamu penelepon, serta isi pesan tersebut.
2. Telephone Bill
Telephone Bill adalah kartu atau bill yang digunakan oleh petugas Telephone Operator untuk mencatat tagihan tamu dalam penanganan sambungan telepon, baik sambungan lokal, interlokal, maupun sambungan internasional.
Pada kartu ini petugas dapat mencatat sambungan telepon yang diminta, mulai dari nama tamu, nomor kamar, nama tamu yang diminta, nomor telepon, kota tujuan, negara tujuan, berapa lama waktu mereka ingin berbicara, dan total pembayaran rekening sambungan telepon yang diminta.
3. Telephone Summary
Telephonr summary merupakan formulir yang digunakan oleh telepon operator berupa ringkasan penggunaan telepon oleh tamu yang menginap di hotel.
Ringkasan telepon ini memuat data tentang nama penelepon, dengan siapa menelepon, nomor kamar, nomr telepon yang dituju, kota tujuan, negara tujuan, lama waktu mengadakan pembicaraan, serta harga keseluruhan yang harus dibayar oleh tamu.
Lembaran ini digunakan oleh petugas telepon untuk mencatat penghasilan yang diperoleh selama satu shift. Telephone Summary akan diserahkan oleh petugas Telephone Operator ke Front Office Chasier setelah mereka melakukan tugas selama satu shift.
Selain ketiga formulir telephone operator hotel yang disebutkan di atas, masih ada beberapa formulir yang digunakan oleh telephone operator, yaitu seperti :
- Telephone dan telex Voucer / Facsimile
- Telephone Control Sheet
- Guest Call Sheet.
- Wake-up Call List
- Alphabetical Guest In-house List
- Alphabetical Employee List
- List of Departmental/ Section
- Number (In-house Pager User List)
Jadi itulah tadi penjelasan tentang peralatan dan formulir yang digunakan oleh Telephone Operator. Peralatan dan formulir Telephone Operator ini sangat penting untuk membuat tugas dari telephone operator menjadi lebih mudah.
Oke saya rasa cukup penjelasannya sampai disini tentang peralatan dan Formulir Telephone Operator di hotel, semoga materi kali ini dapat bermanfaat bagi kalian yang membacanya.