Tugas dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi Front Office
struktur organisasi front office, struktur organisasi front office department, struktur front office, struktur organisasi front office hotel, struktur organisasi front office hotel bintang 5, struktur organisasi front office hotel bintang 3, struktur departmen front office, struktur front office hotel, struktur organisasi front office hotel besar, struktur organisasi front office hotel kecil, struktur organisasi kantor depan, struktur organisasi front office hotel bintang 4, struktur organisasi front office bintang 4, struktur organisasi front office di hotel kecil, struktur organisasi front office department hotel, struktur organisasi front office lengkap, struktur organisasi front office department dan tugasnya, pimpinan tertinggi dalam struktur organisasi front office department adalah, tugas dan tanggung jawab struktur organisasi front office, gambar struktur organisasi front office, buatlah struktur organisasi front office,
 |
| Tugas Dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi Front Office |
Struktur Organisasi Front Office. Hallo semuanya, selamat datang kemabali di blog Daily Trip. Pada pembahasan kali ini admin akan membagikan sebuah materi tentang salah satu department di hotel, yaitu struktur organisasi front office department dan tugasnya. Untuk memahami materi admin kali ini, baca dan simak artikel ini sampai habis untuk mengetaui bagiamana struktur organisasi kantor depan.
Baca Juga : Pengertian Front Office : Tugas dan Tanggung Jawab Front Office, serta Penjelasan Secara Lengkap
Struktur Organisasi Front Office Lengkap
Besar kecilnya suatu organisasi hotel tidaklah sama. Hal ini dipengaruhi oleh besar kecilnya operasional hotel tersebut seperti jumlah kamar yang dimiliki. Semakin besar jumlah kamar yang tersedia “available”, semakin banyak pula departemen dan karyawan yang diperlukan. Hal-hal yang mempengaruhi besar kecilnya organisasi suatu hotel dapat dikemukakan sebagai berikut :
- Jumlah kamar yang tersedia
- Tipe atau jenis hotel
- Manajemen hotel
Dalam struktur organisasi Front Office department pun sama. Semakin besar operasional suatu hotel, maka struktur organisasi di front office pun juga akan menyesuaikan dengan operasional hotel.
Struktur organisasi Front Office pun juga harus menyesuaikan dengan faktor yang lain, seperti yang disebutkan di atas, tipe atu jenis tamu juga dapat mempengaruhi sebuah struktur organisasi. Selain itu faktor manajemen hotel juga dapat berpengaruh. Bila mana sebuah manajemen melihat sebuah struktur organisasi Front office harus lengkap, maka dibuatlah seperti itu. jadi sebuah struktur organisasi Front Office dapat dipengaruhi oleh ketiga hal tersebut.
Dalam penyelegaraan opersional organisasi Front Office Departement, tentu membutuhkan organisasi yang memadai yang mudah dipahami oleh seluruh karyawan yang terlibat. Untuk itu perlu mengetahui hal-hal yang tekandung dalam suatu Struktur organisasi Front Office, seperti :
- Fungsi dari masing-masing bagian yang ada di Front Office.
- Tanggung jawab masing-masing bagian.
- Jalur atau alur suatu sistem pelaporan.
- Tingkatan tanggung jawab dan wewenang yang dimiliki.
- Hubungan horizontal dan vertikal anatara masing-masing pejabat yang bekerja dalam struktur organisasi front office.
Manfaat Struktur Organisasi di Front Office
Stuktur oraganisasi yang baik dan efektif mutlak diperlukan dalam menjalankan operasional, tidak terkecuali struktur organisasi front office department, karena dalam suatu struktur organisasi yang baik akan memiliki dampak positif, seperti :
- Setiap petugas dan karyawan dapat dengan jelas mengetahui tugas, jabatan, tanggung jawab, serta wewenangnya.
- Dapat memudahkan terjadinya koordinasi antara para petugas dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari.
- Dapat mempelancar tugas-tugas para karyawan yang bertugas.
- Tugas karyawan menjadi lebih lebih ringan.
- Dapat menciptakan suasana kerja yang menyenangkan.
- Dapat mempertahankan dan meningkatkan mutu pelayanan kepada pelanggan yang membutuhkan.
- Kepuasan tamu terhadap pelayanan dapat dipertahankan bahkan ditingkatkan.
- Dapat meningkatkan pendapatan perusahaan atau karyawannya.
Struktur Organisasi Front Office Department
 |
| Gambar Struktur Organisasi Front Office |
- pelaporan mengenai hubungan kerja antar bagian atau seksi.
- tugas-tugas tambahan yang harus dikerjakan.
- kondisi pekerjaan.
- serta bahan dan peralatan yang dibutuhkan dalam melaksanakan tugas dan kegiatan.
Struktur Organisasi Front Office dan Tugannya (Job Description)
 |
| Tugas Dan Tanggung Jawab Struktur Organisasi Front Office |
Tugas dan tanggung jawab suatu jabatan dinyatakan dalam statmen tertulis untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan atau kemungkinan terjadinya tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas serta tanggung jawab. Maka berikut ini tugas dan tanggung jawab Struktur Organisasi Front Office.
1. Front Office Manajer (FOM)
Pimpinan tertinggi dalam struktur organisasi front office adalah FO Manager. Front Office Manager ini bertugas mengarahkan dan mengawasi seluruh bawahan secara langsung dan menjamin bahwa operasional sehari-hari dapat berjalan lancar di departemen kantor depan.
Berikut ini uraian tugas dari Front Office Manager :
- Berpartisipasi dalam proses seleksi dan penerimaan karywan di kantor depan
- Merencanakan pelatihan, cross train, dan pelatihan kembali karyawan di kantor depan.
- Membuat dan mengatur jadwaal kerja bawahan
- Mengawasi pekerjaan bawahan terutama pada pergantian shift dan jam-jam sibuk
- Mengevaluasi kemampuan kerja karyawan.
- Memelihara hubungan kerja dan komunikasi yang baik dengan seluruh departemen yang ada di hotel.
- Mengontrol dan mengawasi penggunaan master key
- Mengontrol kondisi kamar yang paling akhir, untuk menghindari hal-hal yang belum terkontrol.
- Menyelesaikan permasalahan tamu dengan cepat, efesien, dan penuh keramah-tamahan
- Memadukan kerja dengan alokasi budget yang telah ditetapkan
- Memperoleh data yang paling muktahir dari tamu yang datang rombongan.
- Membuat jadawal yang teratur tentang pertemuan dengan bawahan atau dengan department head
- Memeriksa dan mengecek kelengkapan dan kerapian seragam karyaawan.
2. Reservation Manager
Reservation Manager merupakan pimpinan dari salah satu section yang ada di front office, yaitu Reservation Section. Berikut ini uraian tugas dari Reservation Manager.
- Membantu FOM dalam memantau dan mengontrol akurasi penjualan kamar agar tercapai “room accupancy” (tingkaat hunian kamar) yang tinggi dengan harga yang maksimal.
- Mempersiapkan semua laporan mengenai reservasi sehari-hari seperti penjualan kamar dalam sebulan, laporan mingguan, dan jumlah kamar yang terjual dalam satu malam
- Membina dan menjalin hubungan kerja yang baik dan harmonis anatra pihak travel agent dan airlane
- Mengecek prosedur kerja di bagian reservasi kamar agar menjadi lancar
3. Reservation Supervisor
Reservation Supervisor merupakan bawahan langsung dari Reservation Manager, yang dimana tuganya yaitu mengawasi langsung para karyawan yang berada dalam section Resevation.
Berikut ini uraian tugas dari Reservation Supervisor :
- Mengawasi dan mengontrol pekerjaan para petugas reservasi sehingga dapaat berjalan lancar dalam standar prosedur operasi yang berlaku di hotel
- Menbuat jadwal kerja bawahan
- Mempersiapkan daftar kedatangan tamu (expected arrival list) dan daftar keberangkatan tamu (expected departure list)
- Mengecek hal-hal yang menyangkut kedatangan tamu mulai dari persiapan hingga kedatangan
- Membuat perbaikan data reservasi agar tetap dalam kondisi “up to date”
- Melakukan courtesy call dengan pihak travel agent, airlane, company, dan perusahaan lainnya
- Menjalin kerjasama yang baik dengan bagian lain di departemen kantor depan
Baca Juga : Istilah Istilah Dalam Front Office Department
4. Reservation
Reservation bertugas menerima reservasi kamar sehari-hari dengan akurat dan efisien berdasarkan standard operasional prosedur yang berlaku di hotel, seperti :
- Menjawab telepon reservation room sesuai dengan tata cara (manner) yang berlaku.
- Menindak lanjuti dan menyelesaikan reservasi kamar yang masuk baik yang melalui telepon, surat, facsimile dan sebagainya.
- Memproses semua reservasi kamar tampa menunda-nunda.
- Melakukan persetujuan terhadap reservasi kamar atau sebaliknya karena hotel fully booking
- Memperoses dan menyelesaikan masalah pembatalan kamar maupun resevasi yang no show
- Menawarkan harga teringgi pada saat menerima reservasi kamar melalui telepon.
- Menjelaskan kepada pemesan tentang fasilitas kamar yang dimiliki hotel.
- Melakukan antisipasi dengan baik pada saat hotel sedang over booking
- Mengarsipkan dan menyimpan semua berkas reservasi kamar.
- Memperhatikan kemampuan lain kamar
- Menjaga kerapihan dan kebersihan area kerjanya.
- Mengirim persetujuan reservasi kamar
- Mencatat semua reservasi kamar ke dalam agenda reservasi kamar melalui langkah-langkah yang telah ditentukan
5. Head Front Desk
Head Front Desk merupakan pimpinan dari section Reception, yang dimana merupakan bawahan langsung dari FO Manager dan atasan langsugn dari Reception Supervisor.
Berikut ini uraian tugas dari Head Front Desk :
- Bertanggung jawab atas kelancaran kerja para petugas reception yang bertugas, agar sesuai standar opersional prosedur
- Memperhatikan permintaan khusus tamu yang akan datang
- Memeriksa kehadiran para staf
- Mengatur jadwal kerja bawahannya
- Menyelesaikan masalah keluhan tamu yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahannya
6. Reception Supervisor
Reservation Supervisor merupakan bawahan langsung dari Head Front Desk, yang dimana tuganya yaitu mengawasi langsung para karyawan yang berada dalam section Reception.
Berikut ini uraian tugas dari Reception Supervisor :
- Mengawasi dan mengkoordinir para receptionist agar dapat menjalankan fungsinya untuk melayani tamu terutama saat kedatangan sehingga diperoleh kesan yang baik
- Menghitung house account (data keaadaan kamar paling akhir) di setiap pergantian shift
- Membuat dan mengecek room discrepancy (perbedaan status kamar) antara FO dan HK
- Mengecek semua peralatan dan formulir agar selalu dalam kondisi baik
- Membuaat room sales recapitulation
- Mengecek kunci-kunci kamar dan memerikasa kunci cadangan yang tersedia
- Bekerja sama dengan bagian lain, khususnya menyangkut tamu rombongan
7. Receptionist
Receptionist merupakan orang yang bertugas sehari-harinya secara langsung memberikan pelayanan kepada tamu. Berikut ini uraian tugas dari Receptionist.
- Menyambut dan melayani tamu yang akan check-in
- Memeriksa reservasi tamu, mencarikan kamar sesuai pesanan tamu
- Membantu regristasi tamu
- Memberikan guest card, welcome drink card, serta kunci kamar
- Mejaga kebersihan counter kantor depan serta mengecek kelengkapan peralatan serta formulir yang diperlukan
- Menyelesaikan masalah pindahan kamar
- Membuat pesan-pesan dalam log book, bila waktu kerja habis sementara masalah dengan tamu belum diselesaikan
- Memberi tahu kepada housekeeping tentang kamar-kamar yang akan check out, check-in dan pindah kamar
- Membuat room rack dan membuat house account selalu akurat
- Melakukan pengecekan terhadap room discrepancy antara FO dan HK
- Memasukan data regristasi ke komputer, agar semua dapat memanfaatkan untuk transaksi bill
8. Information Cleck
Dalam suatu kondisi tertentu, bagian Information Cleck bisa saja menjadi satu dengan section Reception, terutama pada struktur organisasi front office di hotel kecil. Maka dari itu Information cleck terkadang merangkap juga menjadi Receptionist.
Berikut ini uraian tugas dari Information Cleck :
- Memerikasa rack informasi, memerikasa semua guest list slip yang sudah check-out dan mengecek ulang rak kamar
- Memerikasa surat yang masuk hotel, memasukan surat yang datang mendahului tamu check-in dan meletakkannya di rak informasi.
- Melayani pengadaan prangko dan pengiriman surat tamu yang akan menginap di hotel
- Memeriksa surat-surat tercatat, dokumen dan lain-lain untuk segera dikirim ke kamar serta jangan lupa meminta tanda terima
- Menerima semua pesan untuk tamu yang sedang meninggalkan kamar
- Mengontrol semua pemberian kunci kamar, penempatan pada rak kunci, memdata kunci-kunci yang rusak
- Memeriksa semua persediaan brosur informasi agar selalu dalam keadaan siap dan lengkap
9. Telephone Operator
Bagian Telephone Operator merupakan bagian dalam front office department yang bertugas dan bertanggung jawab dalam menangani seluruh panggilan telepon di hotel.
Berikut ini uraian tugas dari Telephone Operator :
- Bertanggung jawab terhadap semua telepon masuk maupun keluar, kalau terpaksa penundaan harus sesingkat mungkin
- Membantu sistem kumunikasi hotel agar berjalan lancar
- Mengerjakan wake up call sesuai pesanan tamu
- Melakukan panggilan tamu (paging) tamu melalui pengeras suara
- Mengetahui nomer extention para pejabat hotel
- Memonitor program music dan video sesuai dengan jadwal
10. Chief Concierge
Chif Concierge merupakan pimpinan dari section Concierge, yang dimana merupakan bawahan langsung dari FO Manager dan atasan langsugn dari Bell Captain.
Berikut ini uraian tugas dan tanggung dari Chih Concierge :
- Mengarahkan dan mengawsasi bawahan dalam memberikan pelayanan kepada tamu
- Memerintahkan bell captain untuk mendistribusikan semua surat, dan facsimile yang masuk
- Memastikan bahwa semua pesan untuk tamu dapat disampaikan secepatnya
- Mengawasi proses penitipan barang dan sistem penyimpanan
- Secara teratur menghadiri rapat department FO
- Mengatur jadwal kerja staff sehingga tidak bentrok dengan program pelatihan yang diselenggaran hotel
11. Bell Captain
Bell Captain merupakan bawahan langsung dari Chief Concierge, yang dimana tuganya yaitu mengawasi langsung para karyawan yang berada dalam section Concierge.
Berikut ini uraian tugas dari Bell Capatain :
- Mengkoordinir para bawahannya dalam menjemput kedatangan dan mengurus barang bawaan hingga sampai ke kamar dengan cepat, tepat dan penuh keramahan
- Mengkoordinir bawahannya untuk selalu menawarkan bantuan kepada tamu
- Menyiapkan daftar kerja bawahannya
- Mengecek ruang penyimpanan barang secara teratur dan berkala
- Mengurus dan menyelesaikan barang-barang yang tidak bertuan
- Memerikasa trolley barang dan papan pengumuman
- Memeriksa log book secara teratur sebagai sarana komunikasi dan menindaklanjuti serta mencatan masalah yang tidak dapat diselesaikan
- Memasatikan kondisi bell captain counter dalam keadan bersih, rapih dan semua staff telah menggunakan seragam kerja
12. Bellboy
Bellboy merupakan petugas yang berada di Section Concierge yang dimana tugas utamanya yaitu mengantarkan dan membawakan barang bawaan tamu ke kamarnya masing-masing.
Berikut ini uraian tugas dari Bellboy :
- Membawa barang bawaan tamu dengan cepat dan efisien pada saat check-in, check-out maupun pindah kamar
- Menyimpan bawang bawaan tamu apabila inginkan penitipan barang bawaannya di bell counter
- Menyambut kedatangan tamu yang akan check-in dan mengantarkannya ke reception untuk registrasi
- Memasukan koran yang diperlukan ke kamar tamu
- Memasang sign board di lobby hotel untuk acara kegiatan hari ini
- Mengirim surat atau pesan yang mendesak ke kamar-kamar tamu
- Memjelaskan produk dan fasilitis yang dimiliki hotel pada saat mengantar tamu menuju ke kamar
Untuk mengenal bagian bagian yang ada di front office department, silahkan kalian klik pada link di bawah ini!
Baca Juga : Bagian-Bagian Front Office Department
Struktur organisasi berperan penting dalam mendukung kelancaran operasional, tidak terkecuali dengan struktur oraganisasi Front Office. Melalui struktur organisasi yang baik, dapat memudahkan karyawan dalam melaksanakan tugas-tugas yang diemban, dengan siapa ia bisa berkordinasi, serta konsultasi sehingga mampu melaksanakan pekerjaan dengan baik dan lancar.
Ok, admin rasa cukup sampai disini penjelasan tentang Struktur Organisasi Front Office. semoga penjelasan tadi dapat bermanfaat bagi kalian yang membacannya.
struktur organisasi front office, struktur organisasi front office department, struktur front office, struktur organisasi front office hotel, struktur organisasi front office hotel bintang 5, struktur organisasi front office hotel bintang 3, struktur departmen front office, struktur front office hotel, struktur organisasi front office hotel besar, struktur organisasi front office hotel kecil, struktur organisasi kantor depan, struktur organisasi front office hotel bintang 4, struktur organisasi front office bintang 4, struktur organisasi front office di hotel kecil, struktur organisasi front office department hotel, struktur organisasi front office lengkap, struktur organisasi front office department dan tugasnya, pimpinan tertinggi dalam struktur organisasi front office department adalah, tugas dan tanggung jawab struktur organisasi front office, gambar struktur organisasi front office, buatlah struktur organisasi front office,